Dans le cadre de la refonte des systèmes d’information et de communication des services cantonaux délivrant des prestations sociales financières sous conditions de ressources, l’OAIS (office de l’action, de l’insertion et de l’intégration sociales) a décidé de revoir la manière dont les prestations de ses services seront délivrées dans un environ de 8-10 ans. La refonte informatique, due à une obsolescence de tous les systèmes d’information concernés, représente une opportunité pour repenser le parcours des bénéficiaires et la coordination des actions des services, pour améliorer la transparence et lutter contre le non-recours aux prestations sociales cantonales.
Pour mener à bien cette réflexion, nous sommes amenés à organiser des ateliers à destination des différents niveaux hiérarchiques des services (direction, cadres intermédiaires, gestionnaires de prestations) et des citoyens bénéficiaires ou non de ces prestations.
En mai 2026, nous avons organisé deux demi-journées d’atelier, dont la première s’est tenue au 3DD. Nous présentons ici le canevas de ces ateliers et quelques observations sur les méthodes utilisées.
Caractéristiques des ateliers :
Public cible :
Deux gestionnaires experts-métiers des services délivrant les prestations concernées (service de l’assurance-maladie (SAM), service cantonal d’avance et de recouvrement des pensions alimentaires (SCARPA), service des bourses et prêts d’études (SBPE), service des prestations complémentaires (SPC) et office cantonal du logement et de la planification foncière (OCLPF).
A ces 10 personnes se sont ajoutés en tant qu’observateurs deux business analystes qui seront amenés à intervenir dans le cadre de l’expression des besoins du projet. Leur présence leur permet une première immersion dans le sujet et d’appréhender d’ores et déjà quelques enjeux qui devront être abordés lors des spécifications futures.
La consigne des animateurs de l’atelier est que les deux participantes et participants doivent être les mêmes pour les deux demi-journées.
Cadre temporel :
Deux matinées, entre 8h30 et 12h30, à 10 jours d’intervalle.
Objectifs :
- Présenter le processus ayant conduit à la mise en place du projet
- Présenter les nouveaux processus de travail envisagés et les nouveaux concepts
- Obtenir la réaction des experts-métier quant aux propositions formulées, leur faisabilité et leur souhaitabilité
- Challenger nos processus proposés
- (secondaire) débuter l’accompagnement au changement
- (secondaire) si possible, convaincre les participantes et participants de jouer le rôle d’ambassadrices ou d’ambassadeurs au sein de leurs services.
Atelier 1 :
- Présentation du plan directeur métier (PDM), du plan directeur des systèmes d’information (PDSIC), du projet de loi 13657 (crédit d’investissement de 16'545'000 CHF).
- Exercice ludique pour vérifier si les opportunités identifiées par les directions convergent avec les priorités identifiées par les gestionnaires (bonne nouvelle, ça converge !)
- Présentation de nouveaux concepts
- Exercices en groupe pour vérifier si les concepts tiennent la route et recueillir les retours des gestionnaires
- En fin d’atelier, un Slido permet de vérifier la faisabilité et la souhaitabilité des concepts proposés.
Atelier 2 :
- Détermination d’hypothèses à vérifier (selon la méthode du livre « Tester vos idées business » de David J. Bland et Alex Osterwalder).
- Détermination de 3 groupes et 3 hypothèses. Chaque groupe doit, pour chaque hypothèse, établir les points positifs et les risques de chaque hypothèses, puis trouver des éléments de réductions des risques par rapport aux risques évoqués par les autres groupes. Au final, une mise en commun permet d’évaluer pour chaque hypothèses ses points forts et faibles et les conditions nécessaires de réussite.
- En fin d’atelier, un Slido permet de vérifier la faisabilité et la souhaitabilité des hypothèses proposées.
Constats :
- Les ateliers se sont très bien déroulés. Une hypothèse de la réussite de ces ateliers est que le public était composé de gestionnaires et non de cadres. Aussi, ces experts ont eu la posture adéquate pour se projeter dans des considérations métiers uniquement, et n’ont pas réfléchi en terme d’enjeux pour leurs services ou de messages à faire passer.
- Slido fonctionne très bien, mais il est utile d’imprimer quelques codes barres pour faciliter la connexion des participantes et participants
- La méthode des hypothèses nous a permis d’objectiver très précisément la matière sur laquelle nous recherchions des retours et du challenge.